【就活の電話マナー】折り返しの必要性・タイミング・会話例を採用担当者が全解説！
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「就活中に面接を受けた企業から着信があったけれど、電話をとれなかった」
「留守電に折り返すのって何時くらいがいいのだろうか。いつまでなら大丈夫なのだろうか」
就活中に来た電話を取り逃すと、いつ「電話をかけなおすか？」というタイミングに迷うことになります。
筆者はこれまで約10年間、上場企業の採用担当として就活生の電話対応を行ってきましたましたので、「どうすべきがベスト」なのかがよくわかります。
- どんなときに折り返しがほしいのか？
- 折返しの電話はいつがタイミングが良いのか？
といったことを採用担当の目線から紹介していきますので、この文章を読めば電話を折り返すベストタイミングを掴み、読み上げるだけで簡単に、よい印象を与えるようにできます。
今回は、就活の電話折り返しで好印象を与える方法を、徹底解説させていただきます。
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目次
就活先企業からの電話の折り返しは当日が基本！17時までなら折り返そう
就活先企業からの電話の折り返しは当日が基本です。
日中に折り返しがこないと企業として次の面接日程の調整などが遅れてしまうためです。
業務時間中の17時までであれば、退勤せずに会社に人事が残っていますので、出来るだけ早く折り返すようにしましょう。
17時以降なら翌日の午前中に折り返し電話をしよう
17時以降なら、翌日の午前中に折り返し電話をするようにしましょう。
理由としては、定時後は業務受付をしていない企業もあるためです。
残業規制が昨今では厳しくなっています。
また、メールで念のために、連絡をするというやり方も有効です。
採用担当者にちゃんと見ていますよと伝える意味でも、メールを送信しておくとよいです。
メールの例文をご紹介いたします。
メールの例文紹介
電話がかかってきて、とれなかった場合の簡単に送るメールの例文を紹介いたします。
○○株式会社 人事部 採用担当者 ○○様
お世話になっております。
お電話を頂いたにも関わらず、とることができず申し訳ございませんでした。
明日○○時に折り返しお電話させていただきますので、よろしくお願い申し上げます。
○○大学4回生 ○○○○
事例：金曜日の17時なら折り返し電話をしよう
金曜日の17時なら、折り返し電話をするようにしましょう。
まだ会社内に社員が残っていますし、翌週の月曜日に向けて仕事の準備をしています。
精神的にも余裕がありますので、対応してくれる可能性があります。
コラム：優秀な人材はレスポンスが早い！
優秀な人材はレスポンスが早い傾向にあります。
社会人になってからは報連相がしっかりできていないといけないためです。
学生のうちから早いレスポンスをできるように心がけて、良い印象を与えられるようにしましょう。
ここからは、折り返し電話の具体的なかけ方を紹介します。
留守電なしでも折り返す！留守番電話と折り返しの関係
よく「留守電が入ってなくても折り返す必要かな？」という質問を受けます。
結論からお伝えすると、留守番電話なしでも折り返すようにしましょう。
なぜなら、採用担当者は一刻も早いレスポンスを待っているためです。
次の面接スケジュールを組みたいのに、組めないという状況は非常にストレスフルな状態です。
採用担当者を安心させてあげるためにも、早めに折り返してあげてくださいね。
留守電なしでも折り返し電話しよう
留守番電話なしでも折り返し電話するようにしましょう。
基本的に留守番電話にメッセージを残すのが基本ですが、忙しすぎてメッセージを入れる暇もないという状態が新卒採用の場ではよく起こります。
採用担当者は採用の仕事だけをしているわけではなく、大量の事務処理を抱えています。
留守電で「またお電話します」と入っていた場合も折り返し電話しよう
留守番電話で、またお電話しますとメッセージがあっても、必ず自分から電話するようにしてください。
電話を相手にかけさせるよりも自分からかけた方が印象が良くなるためです。
人事担当者としても、相手から電話がかかってきたほうが安心ができます。
留守電で「折り返しの電話は不要です」と入っていた場合は折り返し不要。メールで確認したことを連絡しよう
留守電で折り返し不要ですとメッセージが入っていた場合、電話を折り返す必要はありません。
折り返し不要と言われた場合、メールで確認したことを連絡するようにしてください。
折り返し不要の場合は、着信があったことがメールで確認できれば、問題ありません。
ここからは、就活の電話で配慮すべき4個のマナーについて解説します。
就活の電話で配慮すべき4個のマナー
就活の電話で配慮すべきマナーは4個あります。
- 静かな環境で折り返し電話する
- メモを取れるように準備する
- 予定表を確認するようにする
- 朝会・お昼の時間帯は避ける
それぞれについて、説明させていただきます。
マナー1：静かな環境で折り返し電話する
静かな環境で折り返し電話するようにして下さい。
家のリビングから電話をかける場合、テレビは消すなど、出来る限り静かなところから電話するようにしてください。
マナー2：メモを取れるように準備する
メモを取れるように準備するようにしてください。
特に、日程と時間は間違いやすいので注意が必要です。
もしも日程が聞き取れない場合などがあれば、しっかりと聞き返すようにしてメモをするようにしてください。
マナー3：予定表を確認できるようにする
予定表を確認できる状態にしておいてください。
理由としては、スケジュールが立たないと、すぐに面接日程の調整などができないためです。
予定表を確認できる状態で電話に出るようにして下さい。
マナー4：朝礼・お昼の時間帯は避ける（9時前後/12〜13時は避ける）
朝礼・お昼の時間帯に電話をかけるのはやめるようにしてください。
朝の9時からは会社で朝礼を行っている可能性がありますし、お昼の時間帯では、昼食をとるために休憩をとっている可能性があります。
ここからは、折り返し電話の会話例を紹介します。
読み上げるだけで簡単にできますので、ぜひ、試してみましょう。
折り返し電話の会話はたったこれだけ！読み上げるだけでOK！
折り返し電話の会話については、簡単にやりとりを済ませられるようにしましょう。
折り返し電話の会話例を紹介します。
読み上げるだけで済むようにしています。
【読み上げるだけOK】折り返し電話のやりとり
読み上げるだけで簡単に折り返し電話が出来るようになっています。
会話例を紹介いたします。
会話例
学生「お忙しい中、大変失礼いたします。わたくし○○大学の○○と申します。さきほど人事部の○○様からお電話を頂いていたので、お電話をしております。」
コメント：「お忙しい中、失礼いたします」は必ず頭につけるようにしてください。
受付「人事部の○○に取り次ぎますので、少々お待ちください。」
学生「よろしくお願い申し上げます」
人事「お電話いただきありがとうございます。人事部の○○です」
学生「ただいまお時間問題ないでしょうか」
人事「大丈夫ですよ」
以降は、会話の流れに沿ってお話ください。
コラム：「折り返したけど出てもらない・・・」そんなときの対処法
電話に折り返したけれど、出てもらえないというときの対処法として、メールを返信するという手段があります。
どうしても電話連絡がつかない場合は、記録を残すという意味でもメールで記録を残すようにしましょう。
メールの文例を紹介いたします。
メールの文例
折り返し電話を行ったが、先方と連絡を取れなかった場合のメールの文例を紹介します。
○○株式会社 人事部 ○○様
お世話になっております。
お電話を頂いたにも関わらず、外出先でとることができずに申し訳ございませんでした。
何度か折り返しのお電話を差し上げたのですが、連絡がついておりません。
ご都合のよろしい日時をお知らせいただけませんでしょうか。
再度、お電話させていただきたいと思っております。
よろしくお願い申し上げます。
○○大学〇〇学部4回生○○○○
折り返す相手がわからないケースの対処法2つ
電話を折り返す相手がわからないケースの対処法を2つ紹介させていただきます。
折り返す相手がわからないケースでは、
- 着信があった電話番号に連絡する
- メール連絡
という手段があります。
詳細を解説させていただきます。
着信があった電話番号に連絡する！
折り返す相手がわからなくても、着信があった電話番号に連絡するようにしてみてください。
会社に電話さえすれば、必ず取り次いでもらえます。
会話例を紹介させていただきます。
会話例
学生「お忙しい中失礼いたします。お電話がこの番号から入っておりまして。おそらく、採用面接を受けたので、採用担当者の方からの電話だと思いますがお電話いただきましたでしょうか？」
受付「お電話ありがとうございます。人事部の担当につなぎます。少々お待ちください。」
学生「ありがとうございます。よろしくお願い申し上げます」
（以降は流れに沿ってお話ください）
どうしても連絡しづらければメールで連絡するのも手
どうしても連絡しづらければメールで連絡するのも手です。
理由としては、電話に向こうも出られないという状況の場合や、折り返す先が分からないケースでは、メールをしておけば人事から学生に電話をすることも多いためです。
無理をして電話をするのが精神的に負担になる場合は、向こうからのアクションを待つのも手段の一つです。
着信した電話番号がわからない場合は、電話番号でGoogle検索すればOK
着信した電話番号がわからない場合は、電話番号を電話帳ナビやGoogle検索してみてください。
株式会社の場合は、会社の情報と共に、電話番号が掲載されている可能性が高いです。
確認するようにしてみて下さい。
まとめ
就活の電話の折り返しに関しては、そこまで気を使う必要がありません。
話し方も大切ですが、それよりも次の面接日程決定のためにスピードを重視したほうが良いです。
折り返す担当先が分からないケースや、留守電への対応などがあります。
会社はどこかに電話すれば必ず担当者までつないでくれますので、怖がらずに電話するようにしてください。
留守電に折り返しは不要と入っている場合は、電話せずにメールをするなど、対策を行うようにしましょう。
上場・ベンチャー・中堅企業で様々な役割を経験。今なお、採用・人事の業務を最前線で経験し、「いま」の「生きた」知見を発信しています。