【例文あり】OB訪問メールで「依頼・日程調整・お礼」を送るときの正しい作法

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【例文あり】OB訪問メールで「依頼・日程調整・お礼」を送るときの正しい作法

「OB訪問のメールってどう書けば好印象になるのだろうか」
「OB訪問のメールの書き方がわからない」

OB訪問のメールってどんな内容にすれば良いか、不安になりますよね。

OB訪問のメールってどう書けば好印象になる

OB訪問は就活生にとっては貴重な情報を得ることが出来る場であると同時に、採用に影響する重要なイベントです

でも、大丈夫です。

私はこれまで約10年間、人事として学生の採用を経験してきました。

OB訪問のメールは、書き方のパターンがあります。

それをそのままコピーすれば、問題ありません。

この文章を読めば、OB訪問で好印象を与えて、就活で有利に立つことができます

必ずこの文章を読み込んで、失礼のないOB訪問をできるようにしてくださいね。

OB訪問は採用に影響する!面接のように気を抜かず好印象に徹底しよう

OB訪問は採用に影響します。

理由としては、OB訪問の情報は担当したOBから人事部へ伝えられることが多いためです。

企業は営利組織なので、少しでも使える人材であれば採用したいと常にチャンスをうかがっています。

OB訪問であっても気を抜かないようにして、好印象を与えられるようにしましょう。

OB訪問依頼メールの例文・注意点

OB訪問依頼メールの例文と注意点について解説させていただきます。

基本的には、OB訪問は相手に不信感を与えないようにすることが大切です。

しっかりと対策をしていきましょう。

OB訪問メールの例文

OB訪問メールの例文を紹介させていただきます。

件名:OB訪問のご依頼(○○大学○○学部〇年生氏名)

株式会社〇〇(会社名。カッコカブなど略さないように注意)
営業部 ○○様

初めまして。
○○大学○○学部〇年生の○○と申します。

大学のキャリアセンターにて、○○様がOBであることを知り、OB訪問をしたいと考えております。
現在、就職活動で、興味のある業界が貴社にあたり、また、貴社の就職試験を受けたいと考えております。

よろしくお願い申し上げます。
————————————————————
〇〇大学〇〇学部4回生(大学名)
〇〇 〇〇 (氏名)
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:xxxx@xxxx.co.jp
————————————————————

「どこで連絡先を聞いたか」も必ず伝えよう

OB訪問を行うにあたっては、どこで連絡先を聞いたのかを必ず伝えるようにしましょう。

理由としては、どこで自分のメールアドレスを知ったのかがわからないと怖いと感じるOBもいるためです。

どこでOBの存在を知ったのかは必ず記載するようにしてください。

コラム:OB訪問に対応するメリットはOB側にない。感謝・敬意を忘れずに!

OB訪問に対応するメリットは、OB側にはほとんどありません。

理由としては、OB訪問は残業扱いになりませんし、ただでさえ業務で忙しい中、時間を作ることになります

社会人は毎日、仕事でギリギリのスケジュールで動いています。

貴重な時間を使って対応してくれていることに対して、しっかりと感謝と敬意を忘れないようにしてくださいね。

次の段落では、OB訪問の日程調整について例文と共に解説していきます。

OB訪問の日程調整メールの例文とポイント

OB訪問の日程調整メールの例文とポイントと例文を紹介いたします。

特に、以下の点について注意してください。

  • 複数日程の提示
  • 自分から相手に出来るだけスケジュールを合わせる

2点に注意しながら、OB訪問の依頼メールを作成するようにしましょう。

例文をご紹介

件名:OB訪問のご依頼(○○大学○○学部〇年生氏名)

株式会社〇〇(会社名。カッコカブなど略さないように注意)
営業部 ○○様

初めまして。
○○大学○○学部〇年生○○

大学のキャリアセンターにて、○○様がOBであることを知り、OB訪問をしたいと考えております。
現在、就職活動で、興味のある業界が貴社にあたり、また、貴社の就職試験を受けたいと考えております。

日程の希望なのですが、
〇月〇日 18:00
〇月〇日 18:00
〇月〇日 18:00
ではご対応いただけないでしょうか?

わたくしは学生のため、OBの○○様のご都合の良い時間に極力合わせるようにさせて頂きます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
————————————————————
〇〇大学〇〇学部4回生(大学名)
〇〇 〇〇 (氏名)
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:xxxx@xxxx.co.jp
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日程は学生側が複数提示する

メールの例文にも掲載しましたが、出来れば1か月以内に、3つは日程提示をするようにしましょう。

理由としては、社会人はスケジュールがタイトなため、特定の日しか行けないとなると非常にスケジュール調整が難しくなるためです。

また、スケジュールの提案は手間がかかります。

お願いする学生の側が手間をかけ日程の提案をするよう配慮しましょう。

次は実際に、OB訪問後のお礼メールのお礼とメールの送信仕方について解説いたします。

OB訪問後のお礼メールの例文とポイント

「OB訪問後のお礼メールって何書くの?」と悩まれる方が多くいます。

実際に押さえるポイントは

  • 感謝の気持ちを必ず述べる
  • OB訪問で得た感想を必ず盛り込む

の2つだけです。

OB訪問後のお礼メールの例文を紹介いたします。

OB訪問後のお礼メールの例文

件名:OB訪問のお礼(○○大学○○学部〇年生氏名)

株式会社〇〇(会社名。カッコカブなど略さないように注意)
営業部 ○○様

お世話になっております。
◯◯大学の◯◯です。

先日は、お忙しい中、OB訪問に時間を割いて頂き、ありがとうございました。
○○様から詳しいお話を頂いたことで、具体的に業界などの動向が理解でき、非常に有意義な時間となりました。

OB訪問で頂いたお話を基に、しっかりと就職活動を進めていきたいと考えております。
本当にありがとうございました。
————————————————————
〇〇大学〇〇学部4回生(大学名)
〇〇 〇〇 (氏名)
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:xxxx@xxxx.co.jp
————————————————————

OB訪問する前日・当日のリマインドメールの例文とポイント

OB訪問の前日に「本当に来てくれるのかな?」と不安を感じる方が多くいます

そのときは、約束を思い起こさせる「リマインドメール」を送ってみましょう。

書き方は簡単です。

  • 前日または当日にリマインドメールを送信する
  • 当日の突発対応のため、携帯電話番号を連絡する

の2つを押さえるだけです。

実際に例文を見てみましょう。

コピペしていただいて大丈夫です。

リマインドメールの例文

件名:明日のOB訪問について

株式会社〇〇(会社名。カッコカブなど略さないように注意)
営業部 ○○様

お世話になっております。
◯◯大学の◯◯です。

先日はOB訪問を快諾していただき、ありがとうございます。
明日の18:00からのOB訪問について、○○様にお会いできることを楽しみにしております。

よろしくお願い申し上げます。
————————————————————
〇〇大学〇〇学部4回生(大学名)
〇〇 〇〇 (氏名)
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:xxxx@xxxx.co.jp
————————————————————

前日・当日にリマインドメールは「するほうがベター」

前日または当日に約束に行き違いがないかどうか確認するために、リマインドメールを送信しましょう。

理由としては、意外とOB訪問の日時を忘れてしまう方もいるためです。

双方の日時への最終確認のため、メールをしておきましょう。

次では、当日の緊急時の対応のための携帯電話番号の連絡先を知らせることの重要性を伝えます。

当日に急な連絡に対応するため携帯電話番号をお知らせしておこう

当日になって何があるかわからないため、携帯電話番号を必ずお知らせしておきましょう。

電車が遅延するかも知れませんし、何があるか分かりません

必ずいつでも連絡のつく番号を連絡しておきましょう。

次では、OB訪問を急にキャンセルせざるを得なくなってしまった場合の対処法について伝えます。

OB訪問キャンセルはすぐに連絡!メール例文と注意点

体調不良や急な用事などで、OB訪問をキャンセルせざるを得ないことがあります。

そうした場合は、すぐにキャンセルの連絡をするようにしてください。

理由としては、せっかく時間を確保してくれたOBに対して、非常に失礼な行為のためです。

体調不良などは仕方ありませんが、明らかに学生より忙しい社会人の時間を無駄にしてしまう行為なので、すぐに連絡ししましょう

OB訪問キャンセルメールの例文

件名:OB訪問のキャンセルのお願い (○○大学○○学部〇年生氏名)

株式会社〇〇(会社名。カッコカブなど略さないように注意)
営業部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部〇年生の○○です。

申し訳ありません、体調不良になってしまい、せっかくご確定頂いた日にOB訪問をすることが出来なくなってしまいました。
ご多忙の中、日程調整を頂いたにも関わらず申し訳ございませんが、OB訪問をキャンセルさせていただきます。

本当に申し訳ございません。
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〇〇大学〇〇学部4回生(大学名)
〇〇 〇〇 (氏名)
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:xxxx@xxxx.co.jp
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注意点:突然のキャンセルは印象が悪い!多忙の中、日程確保したことを忘れずに!

突然のキャンセルは印象が悪いため、出来るだけ避けるようにしてください。

平日の勤務などで疲れている中、わざわざOBはOB訪問を受け入れてくれています。

多忙な中で日程確保をしてくれていることを忘れないようにしてくださいね。

これまでの段落ではOB訪問の前に行うべきメール連絡を紹介しました。

次では、内定後など後日の連絡について解説します。

内定が出たらOBに報告しよう!例文も紹介

内定が出たらOBに報告しよう!例文も紹介

内定が出たらOBに報告するようにしてください。

OB訪問を受けた側も非常に嬉しいですし、時間を割いて学生に会った甲斐があったと喜べます

内定のお礼メールの例文

件名:OB訪問のお礼と、内定のご連絡について(○○大学○○学部〇年生氏名)

株式会社〇〇(会社名。カッコカブなど略さないように注意)
営業部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部〇年生の○○です。

先日は、OB訪問を快諾して頂きありがとうございました。有意義なお話を聞けたことで就職活動にもますます調子がかかり、無事、希望の業界から内定を頂くことができました。

本当にありがとうございました。
社会人になってからも、ますます、活躍できるように努力していく所存です。
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〇〇大学〇〇学部4回生(大学名)
〇〇 〇〇 (氏名)
電話番号:000-0000-0000
メールアドレス:xxxx@xxxx.co.jp
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まとめ

OB訪問の予約メールについては、しっかりと署名と件名を入れるようにしましょう。

出来るだけ学生の側が忙しい社会人に合わせる形で日程を複数提示することが大切です。

OB訪問の前日はお互いのうっかりミスを防ぐため、リマインドメールを送付するようにしましょう。

OB訪問のキャンセルは、忙しい中、時間を割いてくださった社会人に非常に失礼な行為にあたりますので、丁重に謝罪するようにしてください。

また、希望の会社から内定がでた場合、OB訪問を対応してくださったOBの方に、連絡を入れてあげると非常に喜びます。

OB訪問を積極的に行い、就活で有利に立てるようにしてみてくださいね

監修者

髙橋弘樹

上場・ベンチャー・中堅企業で様々な役割を経験。今なお、採用・人事の業務を最前線で経験し、「いま」の「生きた」知見を発信しています。