【失礼なく・明確に】内定辞退メールの書き方とコピペで使える例文の全て

「内定を辞退するにはメールで終わらせてもいいのかな」「内定を辞退するのに、理由を話す必要はあるのかな」と内定をお断りに当たって悩んでいませんか？

私は約10年間、人事として内定辞退者の対応をしてきました。

内定辞退は悪いことではありませんし、頻繁に起こることでもあります。

この文章を読めば、好印象を保ったまま、内定辞退をスムーズに終わらせることができます。

コピペで簡単に内定辞退メールを送れますのでぜひ読み進めてください。

コピペで使える！内定辞退のメールの例文（件名・本文）

内定辞退メールの作成をしようにも、印象良く表現しようと思うと時間がかかってしまいます。

ここでは、コピペでも好印象に伝わる内定辞退のメールの例文をご紹介いたします。

内定辞退メールの例文（件名・本文）

内定辞退に用いるおすすめ理由5つ

内定辞退の理由は失礼でなく、こじれないものがおすすめです。ここでは筆者が人事として納得度が高かったおすすめ理由を紹介していきます。

内定辞退の理由を伝えるにあたっては本当の理由である必要はありません。

理由としては、下手に同業他社に内定を獲得した事実を聞いてしまうと、かえって悪印象を与える可能性が高いためです。

無難な内定辞退の理由について説明させていただきます。

第一志望の他社から内定が出たため辞退したい

他社から内定が出たと会社名は伏せて内定辞退するのがおすすめです。

第一志望だった会社から内定が出たという答え方でも大丈夫です。

会社名は伏せて他社内定を伝えましょう。

他に魅力的な会社があったため辞退したい

他に魅力的な会社を見つけたという理由で、これも会社名を伏せて伝えて問題ありません。

理由としては、他社に魅力を感じている以上、引き留めても会社に戻ってきてくれる可能性は低いためです。

会社名は伏せるようにしておきましょう。

会社で働いていくイメージが持てないため辞退したい

会社で働いていくイメージが面接や職場見学を通じて持つことが出来なかったということは、内定辞退の理由としては十分な理由となります。

会社で働いていくイメージが選考を通じて持てず辞退する方は多いので、内定辞退の理由として伝えても差し支えありません。

大学院に進学することが決まったため辞退したい

内定を獲得したけれど、大学院に進学することが決まったため、内定を辞退するという学生は多いです。

実際の内定辞退でも、100人中5名程度は大学院進学で内定辞退をしていきます。

大学院進学で内定を辞退する場合には、特に気にすることなくそのまま内定辞退を伝えましょう。

公務員試験に合格したため辞退したい

公務員試験に合格したという理由で内定辞退する方は非常に多いです。

民間企業の早期採用と公務員試験の合格通知は時期がずれるため、とりあえず民間で内定を確保しておいて、安定した公務員を受けるという戦略をとる学生もいます。

公務員よりも安定した職場はない、ということで民間企業の担当者も納得する理由の一つです。

電話で内定辞退を伝える時の内容

可能であれば電話で内定辞退を行うことが誠意ある対応となります。

ただし心を込めて伝えなければ逆効果となってしまうためご注意ください。

電話での会話例を紹介するためぜひご利用ください。

内定辞退の会話例

電話を切り、終了です。

内定辞退の方法は中途（転職）も同じ

内定辞退の方法は中途採用者も同じです。

基本的には辞退するために本当の理由を話すことはしなくても問題ありません。

出来るだけ誠意をもって対応するようにしてください。

コラム：採用担当10年を経験した筆者が感じる内定辞退で感じること

筆者は、内定辞退をされても、特にそれが悪いことだとは感じません。

理由としては、学生が納得をして就職をしないと、結局は早期離職につながっていくためです。

自分が納得できる会社に内定を獲得することが、学生自身にとっても、会社にとっても大きな利益になると考えています。

合わないと感じる会社に無理に就職することは良いことではないので、自分の入社したい会社に入社できるようにしてくださいね。

ここまでは、内定辞退メールの作成の仕方や、理由、人事側の内定辞退に対する想いなどを伝えさせて頂きました。

次では、気になる内定辞退をしたあとの対応について解説させていただきます。

気持ちよく内定辞退を終わらせる具体的な方法を網羅していますので、ぜひ、読んでみて下さいね。

「内定辞退メールの返信」には返信しよう

内定辞退メールの返信には、学生からメール返信を行いましょう。

そのまま放置するよりも気持ちもスッキリします。

内定辞退メールの返信事例を紹介いたします。

内定辞退メールの返信に返信するためのメールの例文（件名・本文）

「内定辞退メール」の返信がない場合の対処法2つ

内定辞退メールの返信がない場合、会社が入社式の準備や内定式の準備にかかってしまっている可能性があります。

返信がない場合は、再確認するようにしましょう。

内定辞退メールの返信がない場合の対処法として、対処法が2つあります。

の2つです。

詳細を説明させていただきます。

対処1：直接電話で伝える

直接電話で伝えることで確実に採用担当者に内定辞退を伝えることができます。

また、メールよりも電話を好む採用担当者も存在するため、電話で内定辞退を伝えることも有効な手段の一つです。

電話を切り、終了です。

担当者が不在の場合は、伝言を伝えてもらうよう依頼する

電話をかけてみても担当者が不在の場合は、受付に伝言を伝えてもらうように依頼するようにしましょう。

電話を切り、終了です。

留守番電話に切り替わってしまったらメッセージを残して完了

電話をしても留守番電話になってしまうこともあり得ます。

留守番電話に伝言を入れるようにしてください。

メールで確認依頼をする

メールで確認依頼を行うようにしましょう。

確認依頼文の例文をご紹介させていただきます。

メールによる内定辞退メールへの確認依頼の例文

※「念のためにご確認できたらご返信いただけると幸いです。」という控えめな依頼にとどめておきましょう。

本当にお世話になった人事担当者は個別に会って感謝を伝えるのも大切

本当にお世話になった人事担当者には、個別に会って感謝を伝えるのも大切です。

仮に競合他社に入社したとしても、情報交換や近況報告などでつながることも大切な要素となってくるためです。

また、新卒で入社した会社の競合他社は、もしも数年後に転職を検討した場合、転職希望のリストに入ってくる可能性があります。

出来るだけ人とつながるという意識を持つようにしてくださいね。

まとめ

内定辞退については、企業の採用担当者にとっては確かに好ましい出来事ではありません。

しかし、本命企業に入社するためには避けて通ることはできないステップです。

出来るだけ好印象を保ったまま、内定辞退を行うようにしましょう。

メールだけでも内定辞退を行うことは可能ですが、もしもメールの返信が来ない場合などは、電話をする必要性が出てきます。

内定辞退の本当の理由を人事担当者に伝える必要性はありません。

出来るだけ当たり障りのない理由で内定辞退をするように心がけて下さい。