総務の具体的な仕事内容とは?やりがいや年収相場、将来のキャリアの全て

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総務のお仕事に興味を持っている方は

「総務の仕事内容を知りたい。具体的に何をしているの?」

「総務のやりがいはどんなところにあるの?」

「総務の年収相場や将来のキャリアについて知りたい」

と気になりませんか。

筆者は総務を長年経験してきました。

その経験からお伝えすると総務の仕事内容は多岐に渡っており、書ききれないほどの業務があります。

なぜならどこの部署が処理するべきなのか分からないとされる仕事全てが総務部の仕事となるからです。

例えば、喫煙所の設営業務などです。

喫煙所の設置や運営が総務だとしても、社員がゴミ箱に吸殻を入れずそのまま周辺に吸殻を捨てていった場合の処理や喫煙マナーの周知徹底などは誰がやるのかといった様々な問題があります。

さらに喫煙者が会社の帰りに煙草を道端に捨てた場合は近隣住民から、

「マナーを守れないなら地域から出ていけ!」

と言われることもあり、その対応も総務になります。

喫煙を会社内で許可している以上、全責任は会社にあるということです。

そうした「本人のモラルの問題であると同時に誰かがやらないといけない仕事」が全部総務の仕事になると考えるようにしてください

総務の仕事は日常業務・突発業務・改善業務の3つに分けられます。

この記事を読めば、総務の仕事内容について理解することができます。

総務の仕事内容を知りたい、という方はぜひ、最後まで読んでいって下さいね。

総務の仕事内容は会社全体の効率を上げること

総務の仕事は「会社が効率よく利益を上げられるようにするために社員のサポートを行う」ことです。

完全なるビジネスサポートの部署であり、総務部にとっては社員がお客様となります。

だからといって、社員が望む全てを実現できるわけではない上に、時にはルールを設定して社員の行動を制限する必要性もあります。

つまり、社員がお客様であるという一面がある一方で社員を管理していく側面を持っている面白さのある部署です。

上記に加え、これまでの仕事を見直して常に改善を行うことも重要です。

例えば、工場の修繕や社屋の修繕などの仕事において、

「ここはよく雨漏りするなぁ」という箇所があるとします。

ですが都度業者に修理依頼するとコストが高くなります

そのため将来のコストを想定し「屋根そのものの交換を提案する」などの思い切った改善行動も大切です

屋根の長期的な都度修繕のコストカットができる点と、雨漏対応の仕事をなくすことで会社の効率がよく利益を上げられます。

総務の仕事内容一覧

「総務の仕事内容って雑用でしょ!」と思っている方も多いかも知れませんね。

総務の仕事内容に関しては確かに雑用的な仕事も含まれるため半分当たりですが半分外れです。

総務の仕事内容に関しては以下に分類することができます。

  • 日常業務(計画が立てられるもの)
  • 突発業務
  • 改善業務

それぞれについて解説します。

日常業務(計画が立てられるもの)

総務の仕事において日常業務と呼ばれるものがあります。

日常業務は計画を立てることが可能な仕事のことを日常業務といいます。

法律的に求められている会社への要求事項に対処したり、社内業務の実施などが日常業務です。

具体的な総務の日常業務として、以下の仕事があります。

  • 防災計画立案・防災運動推進
  • 情報セキュリティ整備
  • 会社内の工事の許可
  • 文章管理
  • 設備管理
  • 社内行事(お花見・ピクニックなど)の立案
  • 株主総会
  • 会社の見学案内
  • 電話・来客・メール応対
  • 昼食の手配

それぞれについて解説します。

防災計画立案・防災運動推進

防災計画立案・防災運動推進は総務の重要業務の一つです。

消防署に対して防災計画を実施することを伝えて実施・報告書を作成して提出します。

日程が消防署と合えば消防士の方が消防車で職場に来てくれて一緒に訓練をすることも可能です。

また、職場に火災発生の危険性がないかどうかを普段から見て回る防災運動推進も大切です。

火災が発生すれば工場が操業停止になるだけではなく社員の命も危険です。

普段から防災意識を高く持つ必要性のある仕事です。

情報セキュリティ整備

情報セキュリティ整備の仕事は総務管轄ですが主に社内SEが担当する仕事になります。

情報セキュリティ整備は各パソコンのウイルス対策や情報漏洩しないようなシステムの構築を行うだけではなく勉強会などを開催して社員の知識をレベルアップすることも仕事です。

「こんなメールが来ても開かないようにしましょう」といった話から

「会社のパソコンで変なサイトを閲覧しないようにしましょう」といったことまで様々な教育を実施する必要性があります。

パソコン自体のセキュリティ向上と人に対する教育までがワンセットなのが情報セキュリティ整備の仕事であることを認識することが大切です。

会社内の工事の許可

会社内で工事などを行う際に許可を出す仕事が総務にはあります。

ISOなどで規定されている場合には業者に『環境に配慮しつつ、安全に工事をします』という誓約書を書いてもらう業務が追加されることがあります。

会社と無関係な業者が会社に入り込むことを防止し、ISO規約を守るために必要な仕事です。

文章管理

文章管理の仕事は総務部管轄の仕事になることが多いです。

経理や人事・法務・品質管理といった部署の保管すべき文章を総務部で保管します。

保存年限である7年間や5年間などの保管期限を段ボールに書いておくようにしましょう。

また、保管場所を確保するために貸倉庫を契約したりする仕事も総務管轄の仕事です

設備管理

設備管理の仕事は「どの部署も管理すべきか決まっていない」設備の管理・保全業務を行います

総務の仕事はどの部署の仕事にも該当しない仕事をすることが基本となるためです。

例えば、会社にある給茶機や応接室・応接室の備品管理・工場内における水分補給設備などが管理対象になります。

反対に工場の製造現場が扱うような高度な知識がないと直せないような設備は対象になりません。

現場が生産に使用する設備は現場が整備するためです。

線引きは曖昧かも知れませんが、しっかりと線引きをしていないと対処できない仕事に巻き込まれる可能性があります

社内行事(お花見・ピクニックなど)の立案

社内行事のとりまとめも総務部の仕事です。

新入社員歓迎会のお弁当やお酒の発注からお花見・ピクニックまでやることはたくさんあります。

お花見では場所取りも総務の仕事です。

注意点としては労働組合もピクニックの計画などを立てていることがあるので日程が被らないように情報交換するようにしましょう

株主総会

総務の重要業務に一つに株主総会があります。

株主の方が出席できる会場を確保し、社長の話す言葉などのスピーチや報告内容・会社方針について総務部が作成することになりますので経営に関する資料を集めることも忘れないようにしましょう

また、株主総会においてスムーズな運営ができるように1日の流れなどを作成して社長や役員などに伝えるようにしましょう。

司会進行も総務の仕事となります。

会社の見学案内

会社の見学案内を総務部で仕切ることになります。

例えば学生の工場見学対応があります。

当日、工場見学ツアーを引率するのも総務の仕事のため話す内容などを決めて学生が将来企業に応募したいと思えるように魅力的に伝えることも大切です。

電話・来客・メール応対

会社代表にかかってくる電話や送付されたメール・来客応対は総務ですることになります。

会社代表宛ての電話やメールはすべて総務管轄だからです。

会社の代表として言葉遣いなどに注意するようにしましょう

昼食の手配

会社によっては各現場ごとに昼食の手配をすることもありますが、総務が昼食の手配をすることがあります。

総務で一括で昼食手配をする場合は、いったん会社で立替払いして後で従業員から昼食代を給与天引きすることもあります。

昼食の発注と同時に弁当を注文した人と数をメモ書きに残すようにしておきましょう

「なんか楽そうに見えていたけど細かな仕事が山ほどあるんだなぁ」と思いませんでしたか。

上記仕事の他にも書ききれないので割愛した仕事が30個以上(冠婚葬祭関連・安全衛生関連など)あります

次は、めったに発生しない仕事ですが、発生すると修羅場となる突発業務を紹介します。

突発業務

総務においては日常業務だけではなく突発業務という非常にヘビーな仕事があります。

あまり起こってほしくない仕事ばかりです。

具体的には、以下の仕事です。

  • けが人の病院への搬送
  • 反社会的勢力への対応
  • 環境活動

それぞれについて解説します。

けが人の病院への搬送

けが人の病院への搬送業務は、従業員を守ると同時に会社を守る業務です。

救急車を呼んですぐに来てくれない(救急を呼んで10分以内に来れない)ケースでは総務が車で怪我した従業員を病院へ送り届けることになります。

注意して欲しい点として、どんな些細なことでも病院へ社員を出来る限り送って医者に診てもらうことです。

会社の中で起こったケガや病気はほとんど労災に認定されます。

もしも社内で起こした体調不良やケガを放置して後に労災認定されると「労災隠し」として経営者に前科が付く可能性が高くなるためです。

労災隠しは犯罪です。

甘く見ていると取引先からの取引停止をされて経営が立ちいかなくなったり、税金が投入されている団体である学校・病院・官庁などとは取引ができなくなります

参考:「労災かくし」は犯罪です。|厚生労働省

まず社員を病院に送ったら会社代表として総務がお金を全額立替払いして、労災申請を会社からするようにしましょう。

反社会的勢力への対応

反社会的勢力への対応は男性総務部員が対応します。

現在は暴力団も優しくなっており、昔のようにいきなり怒鳴ったり暴力をふるったりということは少なくなっています。

ただ、一度目を付けられると非常に厄介です。

筆者の場合ですと新工場が立ち上がったタイミングで

「騒音が近所迷惑だ」「この工場は違法建築の箇所がある」などというクレームがつきました。

対応策としては

  • お金を払う
  • 毅然と追い返す

かのどちらかになります。

警察に相談しても、

「殴られたり刺されたりすれば動けます。企業なのですから自分たちでちゃんと対応しなさい」

「民事不介入なので何もできません。」という回答をされます。

反社会的勢力に対しては相手の言葉をひたすらオウム返しにし続けるという作戦が有効です

「誠意を見せろと言われますが、それは金銭要求をされているということで間違いありませんか?」

などとりあえず金銭要求をしていることを明確化するようにして「恐喝」に該当する状態を作りましょう。

なお、法律的な言葉を持ち出すのはNGです

「そっちが法律とか言い出すならこちらは感情論でいくしかない。こっちは迷惑しとるんや」

などかえって問題をこじれさせます。

情報自体は警察が持っていることがあります。

「どんな性質の反社会的勢力なのか」などはきっちり総務として把握しておくようにしましょう

環境活動

環境活動は地域のごみ拾いや海岸の清掃などの活動のことを指します。

地域住民の方たちとの交流も兼ねて参加しましょう

企業イメージアップの効果もあります。

休日出勤や残業にならないように就業時間中に計画を練って実施するようにしましょう

次は、改善業務について解説します。

改善業務

総務業務の中でも重要なのはこれまで当たり前とされていたものに変化を加える改善業務です。

総務の仕事は漫然と同じことを繰り返すのではなく改善をしてより良い仕事をすることだからです。

改善業務については以下となります。

  • オフィス賃料交渉
  • パソコンの入れ替え
  • コストカット活動

それぞれについて解説します。

オフィス賃料交渉

会社が自社ビルではなくオフィスを借りている場合には、定期的にオフィスの賃料交渉をする必要性があります。

オフィスの賃料交渉をすることによって固定費を削減することが可能だからです。

実はオフィスの賃料は毎年変わっており、ずっと一定ではありません。

定期的に交渉することによって同じビルを以前より安い値段で活用できれば利益が増えます

パソコンの入れ替え

パソコンの入れ替え業務は既存のパソコンを新しいものに取り換えていく仕事です。

ウィンドウズがサポート終了した古いOSを搭載したパソコンを新しいOSのものに取り換えることでセキュリティを向上させるという目的があります。

総務業務の中でも社内SEが担当することが多い仕事です。

コストカット活動

コストカット活動は総務部門において重要視される仕事です。

コストをカットすることで企業の利益が大幅に変わることもあるからです。

  • カラーコピー禁止
  • 節電

などの活動に継続的に取り組みましょう。

昨今では環境負荷を下げるために節電に取り組む活動も行われています。

次は、総務の仕事のやりがいについて解説します。

総務のやりがい

総務の仕事のやりがいは社内からの感謝の声です。

雑用的な仕事が多いですが、しっかりと仕事をこなしていくうちに社員から信頼されるようになります

また、社内のことをなんでも知っているという状態に5年程度で成長するため、

「この人は会社になくてはならない必要な存在だ」ということになりやすいです。

他の部署に異動するまでの間に会社への不満点を改善しておけばその後会社に長く勤務することができます。

次は、総務に必要なスキルについて解説します。

総務に必要なスキル

総務に必要なスキルとして、人の話を聞くスキルが求められます

総務の仕事に関する苦情は予想以上に多いからです。

「もっとこうして欲しい」といった要望の声から

「なぜこんな仕事をしないのか」といった苦情まで様々な声が総務には寄せられます。

全ての仕事をすることはできませんが、話を聞くことが重要です

話を聞くだけでも「ちゃんと話自体は聞いてくれたな」と社員が納得してくれることがあるからです。

批判には耳を傾けて冷静に対処することが総務ではスキルとして重要です

「総務って忙しそうだけど給料は高いの」と気になりませんか。

次は、総務の給与水準について解説します。

総務の給与水準は高い?

実は総務の給与水準は低いです。

総務の仕事は営業職や製造職とは異なり利益を生まないためです。

残業時間も少なく、高い給与よりも私生活を優先したい方に向いています

筆者が複数の会社を見てきた総務の給与相場を紹介すると

  • 20代で月給23万円程度
  • 30代で月給30万円程度
  • 40代以降で管理職ならば月給50万円程度

です。

営業職はインセンティブがあるので上記の1.5倍程度稼げることを考えると給与は本当に安い部類に入りますね。

大手企業にいくほど給与水準は高くなるため、年収アップの転職をする場合は大手企業を選びましょう

「総務の仕事は将来性はあるの」と気になりませんか。

次は、総務の将来性について解説します。

総務の将来性

総務の仕事の将来は暗いです。

昨今では管理部門の解散が大企業を中心に相次いでいるためです。

営業部門のように利益を上げる直接部門とは異なり総務部門は間接部門で利益を上げる部門ではないのです

元々総務などの管理部門を構えられるような企業は大企業であり、お金の余裕があるからこそ存在してきて仕事です。

お金の余裕のない状況では人員を減らされて忙しくなったり部門ごと解散することもあるでしょう

次は、総務に向いている人について解説します。

総務に向いている人

総務に向いている人は明るく周囲のサポートが苦にならない人です

総務の仕事はフットワーク軽く現場の悩みを解決することだからです。

例としてちょっとそのハンコとってくれ、などと言われても「むっ」とならない人ですね。

他の人が何をして欲しいのかを察して先手を打って仕事を出来る人が総務向きです。

まとめ

総務の仕事内容は種類が多いです。

日次業務・突発業務・改善業務の3つがあります。

総務の日常業務として、以下の仕事があります。

  • 防災計画立案・防災運動推進
  • 情報セキュリティ整備
  • 会社内の工事の許可
  • 文章管理
  • 設備管理
  • 社内行事(お花見・ピクニックなど)の立案
  • 株主総会
  • 会社の見学案内
  • 電話・来客・メール応対
  • 昼食の手配

突発業務は以下の仕事です。

  • けが人の病院への搬送
  • 反社会的勢力への対応
  • 環境活動

改善業務については以下となります。

  • オフィス賃料交渉
  • パソコンの入れ替え
  • コストカット活動

3つの種類の仕事が絶え間なく繰り返されるイメージとなります。

総務が活躍することで従業員は仕事に集中できます。

ホスピタリティーの高い方は、やりがいを感じられる良い仕事ですのでぜひ挑戦してみてください。